展會是為了展示產品和技術、拓展渠道、促進銷售、傳播品牌而進行的一種宣傳活動。一場展會可以使展商獲得諸多利益，比如宣傳成就，宣傳政策，普及科技知識、建立公司形象、了解市場發展趨勢等。

　　篩選和確定展會，預訂展位(展前6-12個月)

　　在確定公司有參展目標后，要在眾多展會中篩選和確定展會將是第一步工作。對于展會篩選和確定工作，一般情況下我們應考慮以下幾點因素：

　　展會的時間和地點，是否和本公司其他活動有重合

　　展會的規模和專業程度，是否符合公司的目標預期

　　展會的展覽范圍和目標觀眾、市場，是否符合公司的目標

　　在確定參加一場展會后，我們需要聯系主辦單位或者組展單位獲取展會的詳細資料，如銷售文件、展位圖等信息來進行展位預訂。在選擇展位上我們一般要參考該展會上出入口和注冊區的位置來確定展會上人流方向，從而選擇到合適的展位。在確定展位后，我們將以合同的形式鎖定展位，并完整支付費用。

　　到這里，我們篩選和確定展會，以及預訂展位的工作就完成了。當然，在這一過程中，我們還應考慮到公司參展的預算計劃、同行參展情況等。對于預訂展位來說，越早報名展位選擇性越大;而首次參展的企業往往在展位預訂上相比多次參展的企業會處于劣勢。

　　籌備展會參展(展前6個月)

　　完整展位預訂后，接下來就是籌備展會參展工作。這一項工作將分是非常重要的一環，直接決定公司在展會現場的形象和參展效果。籌備展會參展可以分為三個階段：

　　01展前3-6個月

　　完成預訂展位后，我們需要對展會上展示的產品、展臺形象以及參展人員等進行安排。

　　在展前3-6個月這一時間，展商應該完成展臺搭建方案的確定、展品下單制作和運輸、宣傳冊資料制作和運輸的工作。同時，根據展會所舉辦的國家、城市和語言特點等，選擇合適的人員前往參展，如果需要翻譯人員，應該和主辦單位或者組展單位聯系來確定。

　　在這一階段，展商應該對展會參展進行推廣，通過個人邀約、廣告、媒體發布等形式告知潛在客戶。另外，對于參加一場展會希望得到更多關注度和曝光率的展商，應該選擇一些展會現場的廣告和贊助內容來增加品牌可見度。

　　02展前3個月

　　一般來說，在展前3個月的時間，主辦單位將發布官方的展商手冊指南來引導客戶完成最后的展會籌備工作。在這一階段，展商應該按照要求完成會刊填寫、展商證件等資料的提交，同時應該進行更為精確展會邀約和活動推廣。對于選定的參展人員需要辦理簽證，及時辦理。

　　這個時間段內，展商需要保證展臺搭建方案落實和簽訂、展品、宣傳資料、展會小禮品等制作和運輸有序安排和推進，以免耽誤整體參展。

　　03展前半個月

　　展前半個月是查漏補缺，對于任何未竟事宜和突發情況都要妥善處理。有些國際展會路途較遠，考慮到展前實地考察和拜訪客戶等原因，參展人員會在展前半個月提前到達展會舉辦的國家或城市。

　　在參展人員出發前，需要做好檢查，確保帶有足夠的證件和名片。

　　展會布展期(展前一周內)

　　一場緊張有序的展會籌備工作往往結束于展前一周。在這一時期，關于展位、展臺、展品、參展人員、展會邀約工作將告一段落。展商的目光應該主要放在展會現場。有些展會的展前布展工作開始于展前一周內，光地搭建商進入展館進行布置，相應的展商要對搭建商的工作進度做到心中有數，督促搭建商完成工作。而預訂標攤展位的展商只需要在展會開展前一天進入場地，進行布置展位即可。

　　展會開展期(展會開展)

　　展會開展后，觀眾將有序進入展館參觀。接下來展商將迎來重要的工作內容，前期所做的一切工作都是為展會開展做準備。展商要先于觀眾入場，因此有充足的時間來準備應該觀眾。在展會現場重要的工作是接待客戶，為客戶介紹公司和產品性能等。對于每一個到訪的觀眾的情況一定要及時記錄，不要憑事后記憶。

　　展會現場的情況也要及時回傳到負責新聞宣傳的同事手里，及時和詳細的展會現場情況發布也是參加展會宣傳的一個重要途徑。

　　展后跟蹤和展后補貼(展會結束)

　　展會的結束是一場新的開始。在展會現場收到的客戶名片和意向將是寶貴的財富。只有在展后及時的跟蹤才有可能將意向客戶轉變為訂單客戶。

　　根據不同地方的規定，符合中小企業標準的企業可以申請境外展會參展補貼。

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